نکات کاربردی در رابطه با تصمیم گیری سازمانی

جهان کنونی جهان تغییرات گسترده است که در اثر این تغییرات دگرگونی‌های زیادی در ارکان جامعه پدید آمده است و وضعیتی را به وجود آورده که کمتر شباهتی به گذشته دارد. یکی از علومی که تحولات بسیار زیادی داشته علوم مربوط به سازمان‌ها است که پا به عرصه جدید از حیات گذاشته است. تا چند دهه پیش سازمان‌ها به عنوان ابزارهایی برای هماهنگ کردن افراد و کنترل آن‌ها برای رسیدن به اهداف مختلف بوده‌اند ولی امروزه به سازمان‌ها با دید بازتری نگاه می‌شود و به مسائلی همچون فرهنگ، ارتباط و تصمیم گیری سازمانی توجه ویژه‌ای می‌شود. در ادامه برای بررسی بیشتر این موضوع لازم است تا با مفهوم سازمان بیشتر آشنا شویم.

سازمان چیست؟

برای بررسی دقیق‌تر مفهوم ارتباطات و تصمیم گیری سازمانی لازم است تا در ابتدا به شرح مفاهیم سازمان و تصمیم گیری بپردازیم. سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی و هدف دار گفته می‌شود، مجموعه‌ای که هر کدام از اعضا آن وظایف و اهداف مشخصی دارند و کل سازمان دارای هدفی واحد است. سازمان برای انجام فعالیت‌هایش نیاز به هماهنگی و تصمیم گیری بین اعضا در یک چارچوب سازمانی دارد، هیچ سازمانی به تنهایی و در خلأ به وجود نیامده است بلکه در ارتباط با محیط‌های اجتماعی پیرامون که هم بر سازمان تأثیر گذاشته و هم از آن تأثیر می‌گیرد به وجود آمده است.

برای هر یک از اعضا در سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد: یکی مفهوم ارتباطات سازمانی که یک عامل مهم برای فهمیدن عملکرد سازمان و دانستن وظیفه هر فرد برای رسیدن سازمان به هدف و ارتقا آن است و دومی مفهوم سازمان است که مهم‌ترین فاکتور در پروسه شغلی هر فردی است. در این مقاله قصد داریم بیشتر بر روی موضوع تصمیم گیری سازمانی متمرکز شویم.

تصمیم گیری چیست؟

تصمیم عبارت است از قضاوت و یا انتخاب میان دو یا چند گزینه که به اشکال نامحدود از حل یک مشکل گرفته تا انجام یک سری اقدامات که در شرایط مختلف انجام می‌گیرد. با توجه به اهمیتی که موضوع تصمیم گیری دارد به خصوص در سازمان‌ها، همه مدیران باید مهارت‌های خود را درتصمیم گیری بالا ببرند.

انواع تصمیم گیری

1. تصمیم گیری عادی: بسیاری از تصمیم‌ها در طول روز حالت عادی و روزمره دارند به این صورت که برخی از اتفاقات در طول روز تکرار می‌شوند و شما اقدامات مشخصی را در مورد آن‌ها انجام می‌دهید. این تصمیم‌ها در طول روز به فراوانی وجود دارند و مدیران سازمان‌ها این دست از تصمیم گیری‌ها را به کارکنان زیر دست خود می‌سپارند.
2. تصمیم گیری‌های اضطراری: گاهی اوقات موقعیت‌هایی پیش می‌آید که قبلاً مشابه آن اتفاق نیفتاده است. بخش اعظم وقت مدیر سازمان به این نوع از تصمیم گیری اختصاص می‌یابد. این نوع از تصمیم، مهم‌ترین نوع در تصمیم گیری سازمانی است. این تصمیم‌ها در مواقع بحران مانند بحران مالی پیش می‌‎یاید که لازم است مدیر سازمان سریعاً درباره آن تصمیم بگیرد تا سازمان را از بحران دور کند. این نوع از تصمیم گیری‌ها نیاز به هوش هیجانی بالا، تجربه زیاد و اطلاع از مهارت‌های تصمیم گیری دارد.
3. تصمیم‌های استراتژیک: تصمیم گیری درباره هدف‌های کلی و اجرایی و تبدیل آن‌ها به برنامه‌های خاص یکی از وظایف مهم مدیریت است که به آن تصمیم‌های استراتژیک می‌گویند. در این گونه از تصمیم‌ها با بررسی اهداف و محیط کسب و کار به تصمیمی نهایی برای آینده سازمان می‌رسند. این گونه تصمیم‌ها آینده سازمان را می‌سازند و بسیار مهم است که درباره آن‌ها دقت کنید.
4. تصمیم‌های عملیاتی: تصمیم‌هایی که در خصوص پروژه‌ها و کارهای اجرایی انجام می‌شود. به عنوان مثال تصمیم گیری درباره کارکنان یکی از مهم‌ترین تصمیم‌های عملیاتی است که در انتخاب آن‌ها باید بسیار دقیق عمل کرد.
5. تصمیم‌های کنترلی: این نوع از تصمیمات توسط مدیران میانی گرفته می‌شود و اطلاعاتی که برای این نوع از تصمیمات به دست می‌یاید با معیارهایی مانند استانداردهای سازمان و بودجه سازمان سنجیده می‌شود. اطلاعات مربوط به این نوع از تصمیم گیری معمولاً مربوط به داخل سازمان، ساده و کوتاه مدت است.

عواملی که بر تصمیم گیری اثر می‌گذارند

1. عوامل عقلانی: بیشتر افراد بیشتر به این عوامل می‌پردازند تا عوامل دیگر. منظور از عوامل عقلایی، عوامل کمی است که قابل اندازه گیری باشد مانند هزینه، زمان و غیره.
2. عوامل اجتماعی: برای انجام یک تصمیم باید افرادی که تصمیم گیری روی آن‌ها اثر می‌گذارد موافق آن باشند، توجه به این عامل می‌تواند در پیش بردن تصمیم و کاهش مقاومت افراد کمک شایانی به فرد بکند.
3. عوامل روانشناختی: عواملی مانند شخصیت کسی که تصمیم می‌گیرد، توانایی‌های او، ارزش‌ها، تجربیات و غیره، فاکتورهایی هستند که روی تصمیم گیری تأثیر می‌گذارند.
4. عوامل فرهنگی: محیط اطراف ما دارای فرهنگ‌های مختلف است مانند فرهنگ منطقه، فرهنگ کشور و غیره. تصمیم گیری‌های مدیر نیز تحت تأثیر همین فرهنگ‌های اطراف و سازمان قرار می‌گیرد و باید مطابق با قالب هنجارهای مورد قبول جامعه باشد.

عواملی که بر دشواری تصمیم تأثیر می‌گذارند

• مبهم بودن: یکی از عواملی که تصمیم گیری سازمانی را دشوار می‌کند مبهم و نامعلوم بودن یک سری از پارامترها است. به طور مثال برای تولید یک قطعه، اطلاعاتی از میزان سوددهی آن و یا استقبال بازار و مشتریان نداریم.
• کمبود اطلاعات: در برخی از تصمیم گیری‌ها اطلاعات به اندازه کافی وجود دارد؛ اما در برخی دیگر از تصمیمات یا اطلاعات وجود دارد و ابزار آنالیز و تحلیل آن در دسترس نیست و یا اطلاعات بسیار کمی در دسترس است که در هر دو حالت تصمیم گیری دشوار می‌شود.
• عوامل روان‌شناختی: عوامل روانی مختلفی مانند ترس، اضطراب، نگرانی و غیره می‌تواند تصمیم گیری را دشوارتر کند.

انواع تصمیم گیری سازمانی بر اساس اطلاعات موجود

1. تصمیم گیری در شرایط اطمینان: این تصمیم گیری برای زمان‌هایی است که عوامل و متغیرها تغییری نمی‌کنند، به همین علت تصمیم گیری در این شرایط بیشتر بر اساس مدل‌های ثابت مانند کنترل موجودی، تحلیل هزینه، برنامه ریزی خطی و غیره است. همچنین مدیری که در شرایط اطمینان تصمیمی اتخاذ می‌کند از نتایج آن نیز خبر دارد.
2. تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان: تصمیم گیری در این شرایط خود به دو بخش تصمیم گیری در شرایط ریسک و شرایط عدم اطمینان کامل تقسیم می‌شود. تصمیم گیری در شرایط ریسک زمانی اتفاق میفتد که مشکل شما شامل تعدادی متغیر غیر قابل کنترل است و اطلاعاتی درباره این مشکل از قبل دارید و می‌توانید تا حدودی احتمال وقوع آن را محاسبه کنید برای این تصمیم گیری از مدل‌های تحلیل بیز، منحنی توزیع، مدل صف، زنجیره مارکوف و غیره استفاده می‌شود. نوع دیگر تصمیم گیری در شرایط عدم اطمینان کامل است که مشکل تحت تأثیر یک سری از متغیرهای غیر قابل کنترل است و اطلاعاتی از قبل درباره این مشکل نداریم و از نتیجه احتمالی نیز خبر نداریم. برای این نوع از تصمیم گیری بیشتر مواقع از ماتریس تصمیم گیری استفاده می‌کنیم. همچنین روش‌های شهودی و خلاقانه نیز کاربرد دارند.
3. تصمیم گیری در شرایط تعرض: زمانی اتفاق می‌افتد که مدیر استراتژی‌های رقبا را جایگزین متغیرهای غیر قابل کنترل مشکل کند. در این مدل برای تصمیم گیری از تئوری بازی‌ها استفاده می‌کنیم.

روند تصمیم گیری

1. تصمیم گیری فردی: تصمیم گیری‌های فردی نیز توسط مدیر سازمان انجام می‌شود و می‌توان آن‌ها را در دو بخش تصمیمی گیری عقلانی و تصمیم گیری عقلانی محدود جای داد. روش عقلایی نشان می‌دهد که یک مدیر چگونه تصمیم می‌گیرد و روش عقلایی محدود نشان می‌دهد که چگونه مدیر در شرایطی که محدودیت زمان و امکانات وجود دارد تصمیم گیری می‌کند.
2. تصمیم گیری سازمانی: سازمان‌ ترکیبی از مدیران بخش‌های مختلف است که در تصمیم گیری‌ها مشارکت می‌کنند و تنها یک مدیر نیست که تصمیم می‌گیرد، همچنین علاوه بر مدیران متعدد، سازمان و ادارات مختلف دیگر هم در این تصمیم گیری‌ها مشارکت می‌کنند. فرایند مربوط به تصمیم گیری سازمانی شامل سه بخش می‌شود که در ادامه بیشتر به توضیح آن‌ها خواهیم پرداخت.

فرایندهای مربوط به تصمیم گیری سازمان‌ها

1. پیدا کردن راه حل علمی مدیریت: این فرایند به نوعی به دنبال روش عقلایی تصمیم است. در زمانی که مسائل قابل بررسی و تحلیل و متغیرها قابل شناسایی و کنترل هستند، علم مدیریت یکی از ابزارهای مناسب برای تصمیم گیری سازمانی است.
2. مدل کارنگی: این روش نیز به دنبال موضوع تصمیم گیری عقلایی محدود به وجود آمده است. در این مدل نشان داده می‌شود که تصمیم گیری‌ها توسط مدیران متعددی شکل می‌گیرد و انتخاب نهایی بستگی به نظر تمامی مدیران آن سازمان دارد که اصطلاحاً به آن ائتلاف بین مدیران می‌گویند. این ائتلاف دارای پیامدهایی بر رفتار تصمیم سازی در سازمان است. اول آن که تصمیماتی اتخاذ می‌شوند که مورد رضایت مدیران باشد نه اینکه صرفاً راه حل بهینه پیدا شود. دوم آن که مدیران به دنبال حل مشکلات آنی با راه حل‌های کوتاه مدت هستند.
3. مدل ظرف زباله: این روش بر خلاف روش‌های قبلی که به بررسی چگونگی فراوری یک تصمیم می‌پرداختند، به بررسی جریان‌ها متعدد در سازمان می‌پردازد. این مدل برای توضیح تصمیم گیری در سازمان‌هایی که دارای عدم اطمینان هستند توسعه یافته است. جمعی از نظریه پردازان مانند کوهن و جیمز مارچ وجود شرایط عدم اطمینان را به نامنظم بودن آن سازمان نسبت دادند. منظور آن که سازمان‌هایی که منظم و سیستماتیک هستند دارای روش‌های سنتی برای تصمیم گیری نیستند و تحت تأثیر عواملی هستند که در ادامه چند مورد آن را به طور مختصر بررسی می‌کنیم.

عوامل اثر گذار بر تصمیم گیری سازمان‌های منظم

• مشکلات: مشکلات باعث بروز نارضایتی در جریان فعالیت‌های روزمره سازمان می‌شوند که نشان دهنده فاصله میان عملکرد مطلوب سازمان با فعالیت‌های روزمره است.
• راه حل‌های بالقوه: راه حل عبارت است از ایده‌ای که فردی برای استفاده در سازمان انجام می‌دهد و این راه حل‌های بالقوه وابسته به مشکلات نیستند.
• مشارکت کنندگان: مشارکت کنندگان کارکنان سازمانی هستند که برخی جدیداً وارد سازمان شده و برخی بازنشسته شده‌اند اما هر کدام از آن‌ها به نوعی خاص و منحصر به فرد به مسئله نگاه می‌کنند.

خلاصه‌ای از آنچه گفتیم

با توجه به تغییرات همه جانبه‌ای که جامعه به مرور زمان داشته است یکی از چیزهایی که تحت تأثیر این تغییرات قرار گرفته است تصمیم گیری سازمانی است. در سایت رستا به طور کامل و جامع تصمیم گیری سازمانی، انواع تصمیم گیری و عواملی که بر این تصمیم گیری اثر می‌گذارند را بررسی کردیم. همچنین با خواندن نکاتی که در این مقاله آمده است می‌توانید بهترین تصمیم گیری‌های ممکن را برای سازمان خود اتخاذ کنید.